Nebenkostenabrechnung überprüfen – was es zu beachten gilt

In fast allen Fällen leisten Mieter eine Vorauszahlung der Nebenkosten. Hier ist der Vermieter verpflichtet eine Abrechnung vorzulegen. Die wichtigsten Infos rund um Form, Fristen und einzelne Beispiele finden Sie hier.

Nebenkostenabrechnung

Ein kurzer Überblick zur Nebenkostenabrechnung

  1. Umlagefähig sind nur die Kosten, die im Mietvertrag aufgeführt sind.
  2. Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Jahresende erfolgen. Wird diese Frist versäumt, so kann keine Nachzahlung verlangt werden.
  3. Innerhalb von 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung kann der Mieter gegen eine Nachzahlung vorgehen.
  4. In der Regel beträgt die Frist für die Nachzahlung 30 Tage, sie kann aber auch vom Vermieter vorgegeben werden.

Fristen für den Vermieter

Sie gehört zu den alljährlichen Pflichten des Vermieters: die Vorlage einer Nebenkostenabrechnung. Für die Aufstellung und Erteilung der Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter nach Ende des Abrechnungszeitraumes noch 12 Monate Zeit. Das heißt im konkreten Fall: Sollen die Nebenkosten für das Jahr 2020 abgerechnet werden, so hat der Vermieter bis zum 31. Dezember 2021 Zeit hierfür. Verspätet er sich mit der Abgabe der Erklärung, muss der Mieter unter Umstände keine Nachzahlung leisten. Die Abrechnung darf nur verspätet abgegeben werden, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass er an der Verspätung keine Schuld trägt.

Umlage der Betriebskosten

§2 der Betriebskostenvereinbarung (BetrKV) regelt klar, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden können. Außerdem trägt der Mieter nur die Kosten für die Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart wurden.

Folgende Nebenkosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Heizung
  • Warmwasser
  • Aufzug
  • Straßenreinigung
  • Müllabfuhr
  • Gebäudereinigung
  • Ungezieferbeseitigung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtungskosten
  • Hausmeisterkosten
  • Sach- und Haftpflichtversicherungen
  • Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
  • Waschraum/Waschküche
  • sonstige Betriebskosten 

Die umlagefähigen sonstigen Betriebskosten müssen im Mietvertrag genau bezeichnet werden. Die Bezeichnung „sonstige Betriebskosten“ ist hierfür nicht ausreichend.

§1 der BetrKV regelt aber im Umkehrschluss auch Betriebskosten, die der Vermieter unter keinen Umständen auf den Mieter umlegen darf. Dies gilt sogar, wenn die Kosten im Mietvertrag festgehalten wurden – die Regelung ist unwirksam!

Folgende Kosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden:

  • Kosten für Leerstand
  • Anschlussgebühren
  • Instandhaltungskosten
  • Reparaturkosten
  • Verwaltungskosten

Verteilerschlüssel für die Nebenkostenabrechnung

Am besten ist es, wenn die Verteilung der Nebenkosten bereits im Mietvertrag geregelt wird. Der Vermieter hat die Möglichkeit zwischen vier Verteilerschlüsseln zu wählen. Tut er dies nicht, werden die kalten Betriebskosten, das heißt ohne Heizkosten, anteilig nach Wohnfläche abgerechnet (§556a, Abs. 1 BGB).

a) Abrechnung nach Personenzahl

Die Verteilung der Nebenkosten wird anhand der Personenzahl errechnet, die in einer Wohnung leben.

Beispiel: Leben in einem Mehrfamilienhaus 4 Parteien in folgender Aufteilung, Wohnung 1 eine Person, Wohnung 2 zwei Personen, Wohnung 3 drei Personen und Wohnung 4 vier Personen, so werden die Nebenkosten auf 10 Personen umgelegt und der Mieter in Wohnung 1 bezahlt 1/10 der Betriebskosten.

b) Abrechnung nach Verbrauch

Diese Form des Umlageschlüssels ist nur für verbrauchsabhängige Betriebskosten, beispielsweise Kaltwasser, möglich und setzt voraus, dass jede Mietpartei einen eigenen Zähler hat. Rechnet der Vermieter nach Verbrauch ab, muss die Betriebskostenabrechnung den Gesamtverbrauch, den Einzelverbrauch und die entsprechenden umlagefähigen Kosten enthalten.

c) Abrechnung nach Wohneinheit

Die kalten Nebenkosten werden zu gleichen Anteilen auf alle Wohneinheiten aufgeteilt, wenn dies so im Mietvertrag vereinbart wurde. Stellt die Abrechnung nach Wohneinheit jedoch eine unangemessene Benachteiligung einer Wohneinheit dar, wird die Umlage anteilig nach Wohnfläche abgerechnet.

d) Abrechnung nach Wohnfläche

Sämtliche kalte Nebenkosten können nach Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden. Der Vermieter benötigt die Gesamtfläche aller Wohnungen, die dann 100% der Nebenkosten entspricht.

Angaben in der Nebenkostenabrechnung

Damit die Mietnebenkostenabrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, müssen folgende formellen Anforderungen erfüllt sein:

  • Abrechnungszeitraum
  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
  • Berechnung des Mieteranteils
  • Abzug der geleisteten Vorauszahlung durch den Mieter
  • Rückzahlung oder Nachzahlung

Widerspruch bei fehlerhafter Abrechnung

Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter die Möglichkeit bei formellen oder inhaltlichen Fehlern innerhalb eines Jahrs Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen. Die entsprechenden Belege bei der Vermutung eines Fehlers können vom Vermieter angefordert werden.

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