Nebenkostenabrechnung prüfen: Ein kurzer Überblick
- Umlagefähig sind nur die Kosten, die im Mietvertrag aufgeführt sind.
- Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Jahresende erfolgen.
- Innerhalb von 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung kann der Mieter die Nebenkostenabrechnung prüfen und gegen eine Nachzahlung vorgehen.
- In der Regel beträgt die Frist für die Nachzahlung 30 Tage, sie kann aber auch vom Vermieter vorgegeben werden.
Fristen für den Vermieter prüfen
Sie gehört zu den alljährlichen Pflichten des Vermieters: die Vorlage einer Nebenkostenabrechnung. Für die Aufstellung und Erteilung der Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter nach Ende des Abrechnungszeitraumes noch 12 Monate Zeit. Das heißt im konkreten Fall: Will der Vermieter die Nebenkosten für das Jahr 2020 abrechnen, so hat er bis zum 31. Dezember 2021 Zeit hierfür. Verspätet er sich mit der Abgabe der Erklärung, muss der Mieter unter Umstände keine Nachzahlung leisten. Der Vermieter darf die Abrechnung nur verspätet abgeben, wenn er nachweisen kann, dass er an der Verspätung keine Schuld trägt.
Umlage der Betriebskosten prüfen
§2 der Betriebskostenvereinbarung (BetrKV) regelt klar, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden können. Außerdem trägt der Mieter nur die Kosten für die Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind.
Folgende Nebenkosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden:
- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Heizung
- Warmwasser
- Aufzug
- Straßenreinigung
- Müllabfuhr
- Gebäudereinigung
- Ungezieferbeseitigung
- Gartenpflege
- Beleuchtungskosten
- Hausmeisterkosten
- Sach- und Haftpflichtversicherungen
- Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
- Waschraum/Waschküche
- sonstige Betriebskosten
Die umlagefähigen sonstigen Betriebskosten muss der Mietvertrag genau benennen. Die Bezeichnung „sonstige Betriebskosten“ ist hierfür nicht ausreichend.
§1 der BetrKV regelt aber im Umkehrschluss auch Betriebskosten, die der Vermieter unter keinen Umständen auf den Mieter umlegen darf. Dies gilt sogar, wenn die Kosten im Mietvertrag festgehalten wurden – die Regelung ist unwirksam!
Folgende Kosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden:
- Kosten für Leerstand
- Anschlussgebühren
- Instandhaltungskosten
- Reparaturkosten
- Verwaltungskosten
Verteilerschlüssel, um die Nebenkostenabrechnung zu prüfen
Am besten ist es, wenn der Mietvertrag bereits die Verteilung der Nebenkosten regelt. Der Vermieter hat die Möglichkeit, zwischen vier Verteilerschlüsseln zu wählen. Tut er dies nicht, werden die kalten Betriebskosten, das heißt ohne Heizkosten, anteilig nach Wohnfläche abgerechnet (§556a, Abs. 1 BGB).
a) Abrechnung nach Personenzahl
Die Verteilung der Nebenkosten errechnet sich anhand der Personenzahl, die in einer Wohnung lebt.
Beispiel: Leben in einem Mehrfamilienhaus 4 Parteien in folgender Aufteilung, Wohnung 1 eine Person, Wohnung 2 zwei Personen, Wohnung 3 drei Personen und Wohnung 4 vier Personen, so werden die Nebenkosten auf 10 Personen umgelegt und der Mieter in Wohnung 1 bezahlt 1/10 der Betriebskosten.
b) Abrechnung nach Verbrauch
Diese Form des Umlageschlüssels ist nur für verbrauchsabhängige Betriebskosten, beispielsweise Kaltwasser, möglich und setzt voraus, dass jede Mietpartei einen eigenen Zähler hat. Rechnet der Vermieter nach Verbrauch ab, muss die Betriebskostenabrechnung den Gesamtverbrauch, den Einzelverbrauch und die entsprechenden umlagefähigen Kosten enthalten.
c) Abrechnung nach Wohneinheit
Die kalten Nebenkosten teilen sich zu gleichen Anteilen auf alle Wohneinheiten auf, wenn dies so im Mietvertrag vereinbart ist. Stellt die Abrechnung nach Wohneinheit jedoch eine unangemessene Benachteiligung einer Wohneinheit dar, rechnet man die Umlage anteilig nach Wohnfläche ab.
d) Abrechnung nach Wohnfläche
Sämtliche kalte Nebenkosten können nach Anteil der Wohnfläche abgerechnet werden. Der Vermieter benötigt die Gesamtfläche aller Wohnungen, die dann 100% der Nebenkosten entspricht.
Angaben in der Nebenkostenabrechnung prüfen
Damit die Mietnebenkostenabrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, müssen folgende formellen Anforderungen erfüllt sein:
- Abrechnungszeitraum
- Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
- Berechnung des Mieteranteils
- Abzug der geleisteten Vorauszahlung durch den Mieter
- Rückzahlung oder Nachzahlung
Widerspruch und Fehler beim Nebenkostenabrechnung prüfen
Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter die Möglichkeit, bei formellen oder inhaltlichen Fehlern innerhalb eines Jahrs Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen. Die entsprechenden Belege bei der Vermutung eines Fehlers darf der Vermieter anfordern.
