Wenn während ihrer Abwesenheit z.B. Abgabefristen versäumt oder Unterschriften nicht getätigt werden können, fällt dies im schlimmsten Fall auf Ihre Mandanten zurück. Es liegt in Ihrer Verantwortung, dafür zu sorgen, dass durch eine Vertretung alle Fristen eingehalten werden.
An einen externen Anwalt übergeben
Die Bundesrechtsanwaltsordnung schreibt allen Anwälten vor, für die Urlaubszeit eine Vertretung zu bestellen. Für die Mandanten, die Sie in dieser Zeit weiter betreuen, müssen Sie den sie vertretenden Anwälten Anweisungen hinterlegen. Der vertretende Anwalt kann auch einer externen Kanzlei angehören. In diesem Fall müssen Sie zusätzlich dafür sorgen, dass Ihre Vertretung Einsicht in sämtliche benötigte Akten hat. Hinterlassen Sie daher unbedingt auch Ihren Büromitarbeitern klare Anweisungen zur Kommunikation mit Ihrer Anwaltsvertretung.
Wer bestimmt die Vertretung?
In erster Linie sind Sie als Anwalt selbst verpflichtet, Ihre Vertretung zu bestimmen. Sollten Sie dies nicht wünschen, kann die Rechtsanwaltskammer auf Ihren Antrag ebenfalls eine Anwaltsvertretung bestellen. Der durch die Rechtsanwaltskammer festgelegte Vertretungsanwalt darf nur aus einem wichtigen Grund ablehnen.
Dokumente müssen weiterhin Ihre Unterschrift tragen
Vorsicht! Der auf den Dokumenten verwendete Name und die Unterschrift dürfen sich nicht unterscheiden. Enthält z.B. eine Klage Ihren Namen und wird durch Ihren Vertretungsanwalt unterzeichnet, gilt die Klage als unwirksam bzw. als nicht bei Gericht eingegangen. Durch das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) werden Dokumente und Unterschriften digital übermittelt. Können Sie Ihr Postfach während Ihrer Abwesenheit einsehen, steht es Ihnen frei, Ihre Unterschrift digital einzusetzen. Alternativ dürfen Ihre Mitarbeiter auch eine qualifizierte elektronische Signatur anfügen.
Das beA ordnungsgemäß umstellen
Es ist laut RAVPV verboten, Ihre beA-Karte und Ihre PIN an Ihre Vertretung weiterzugeben. Stattdessen sollten Sie Ihrem Vertretungsanwalt auf technischem Wege vorübergehenden Zugriff auf Ihr Postfach gewähren. Hierbei können Sie wählen, ob Ihre Vertretung das Postfach nur einsehen oder auch in Ihrem Namen Dokumente versenden kann.
In welchen Fällen brauche ich eine Vertretung?
Sie müssen laut Bundesrechtsanwaltsordnung eine Vertretung bestellen, wenn Sie Sie Ihre Kanzlei für mindestens zwei Wochen verlassen. Achtung! Sind Sie während Ihres Urlaubs außer Landes bzw. nicht im Notfall verfügbar, tritt diese Pflicht bereits bei einer Woche Abwesenheit in Kraft. Die gleiche Regelung gilt, wenn Sie mindestens eine Woche krankheitsbedingt ausfallen und nicht in der Lage sind, Ihren Beruf auszuführen.
