Vertrauensurlaub: Das Für, das Wider und worauf Sie achten sollten

Ein Begriff ist aktuell in aller Munde: Vertrauensurlaub. Wir erklären, was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen müssen.

Zwei Personen sitzen am Strand in ihren Strandstühlen

Vertrauensurlaub – das klingt für Arbeitnehmer auf den ersten Blick verlockend, wie “bezahlter Urlaub ohne Ende”. Arbeitgeber dagegen reagieren verständlicherweise eher skeptisch: Sind die Mitarbeiter dann nur noch am Strand? Beim Vertrauensurlaub scheiden sich die Geister. Zu Recht, klingt es doch wie ein neues Hype-Thema der New-Work-Anhänger, wie frisch in Berliner Start-up-Küchen erdacht. Doch ähnliche Zweifel hegten Arbeitgeber auch in den Anfängen der Vertrauensarbeitszeit. Es lohnt also, sich Pro und Contra zum Thema Vertrauensurlaub zu vergegenwärtigen.

Erst fällt die Stechuhr, nun noch der Urlaubsantrag

In Zeiten von Fachkräfte- und Bewerbermangelmüssen viele Unternehmen neue Wege gehen, wenn sie auf qualifizierte Arbeitskräfte attraktiv wirken wollen. Doch wiehebt man sich ab? Ganz einfach: man bedient bestmöglich die Bedürfnisse der “Zielgruppe Arbeitnehmer. Viele Angestellte wollen – statt Hierarchie und Fremdbestimmung – mehr Freiheit und Selbstbestimmung. Aktuell diskutierte Themen in diesem Zusammenhang sind Homeoffice und Remote Work, die Vier-Tage-Woche, und ganz neu: das Konzept Vertrauensurlaub, wonach Arbeitnehmer so viel bezahlten Urlaub nehmen können, wie sie möchten.

Für einige Arbeitgeber sind diese Themen eine Herausforderung, denn sie basieren auf einem Menschenbild, das von Vertrauen und Wertschätzung geprägt ist. Mit der Vertrauensarbeitszeit fällt die Stechuhr, mit dem Vertrauensurlaub nun auch noch der Urlaubsantrag. Die Kontrolle der Chefs schwindet. Das gefällt nicht jedem Vorgesetzten und so sind derartige Freiheiten in vielen Unternehmen jenseits der Tech-Szene noch undenkbar. Das liegt beim Vertrauensurlaub nicht zuletzt auch am Fehlen einer konkreten Begriffsdefinition sowie dem Mangel an rechtlichen Vorgaben.

Urlaub so viel man will: Viele Vorteile, wenige Nachteile

Das Grundkonzept von Vertrauensurlaub ist klar: unbegrenzt bezahlter Urlaub zu selbstgewählten Zeitpunkten (ggf. in Abstimmung mit dem Team) und unter der Voraussetzung, dass anstehende Arbeiten gemacht bzw. vorgegebene Ziele erreicht werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Beschäftigten sind richtig erholt, zufriedener und seltener krank. Sie spüren das ihnen entgegengebrachte Vertrauen, genießen die größere Gestaltungsfreiheit und danken das ihrem Arbeitgeber mit gesteigerter Motivation, Identifikation und Loyalität. Das wirkt positiv auf den Ruf des Unternehmens (Stichwort: employer branding) und attraktiv auf Bewerber. Zudem entfällt für den Arbeitgeber ein erheblicher bürokratischer und personeller Aufwand rund um die Administration der Urlaube.

Doch es gibt auch ein paar Dinge, die beachtet werden sollten. Nicht jeder  kann mit derart viel Freiheit gut umgehen. Einzelne Arbeitnehmer könnten die Regelung ausnutzen und unverhältnismäßig viel Urlaub nehmen. Andere wiederum könnten befürchten, dass zuviel Urlaub ihrem beruflichem Fortkommen schadet und neigen zur Selbstausbeutung. Eine Untergrenze zieht das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), das für Beschäftigte in Vollzeit einen Mindesturlaub von 20 Tagen pro Jahr vorschreibt, um Überlastung vorzubeugen.

Und wenn einmal jemand über die Stränge schlägt? In welchem Umfang der Urlaub noch als zulässig erachtet und ab wann das Vertrauen des Arbeitgebers ausgenutzt wird, ist zunächst eine Definitionsfrage. Einen Orientierungspunkt bietet die Korrelation zwischen geleisteter Arbeit und Gegenleistung, z.B. durch Gewährung bezahlten Urlaubs. Zudem können Vereinbarungen dem Missbrauch der Regelung Grenzen setzen.

Die Richtlinien der Freiheit

Folgendes könnte schriftlich vereinbart werden:

  • Pflicht zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Koordination und Kommunikation im Team
  • Anrechnung des bereits genommenen Vertrauensurlaubs auf den gesetzlichen Mindesturlaub sowie dessen schriftlicher Dokumentation
  • Ausschluß der Übertragung verbleibender Urlaubsansprüche auf das Folgejahr (Urlaub verfällt am 31.12.)
  • Vertrauensurlaub erst nach der Probezeit
  • Ausschluß des Vertrauensurlaubs nach erfolgter Kündigung (sonst droht einseitige “Freistellung”), bei Krankheit und Elternzeit
  • Einführung des Vertrauensurlaubs zunächst unter Befristung bzw. Widerrufsvorbehalt
  • Obergrenzen bzgl. der Urlaubsdauer (dies widerspräche allerdings dem Konzept der freien Urlaubswahl)
  • ein Mindestzeitraum zwischen zwei Urlauben
  • eine Mindestanzahl stets in der jeweiligen Struktur arbeitender, also gerade nicht beurlaubter Beschäftigter, damit die Arbeitsabläufe nicht durch zu viele gleichzeitige Urlauber gefährdet werden und ein Mindestmaß an Kontinuität gewährleistet bleibt

Für bestimmte Unternehmen oder Arbeitgeber bestehen Besonderheiten (z.B. Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats), weshalb sich stets eine individuelle Beratung empfiehlt.

Vertrauensurlaub lockt Talente

Unternehmen scheuen sich momentan noch, Vertrauensurlaub anzubieten. Im Zuge der Digitalisierung, der Diskussion von Vier-Tage-Wochen und einer deutlichen Zunahme von mobilem Arbeiten ist es jedoch nur konsequent, auch allzu strikte Urlaubsvorgaben zu überdenken und zumindest sukzessive zu lockern. Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Echte Wertschätzung und örtliche wie auch zeitliche Flexibilität ziehen in ihrer Attraktivität mehr und mehr mit gutem Gehalt und Firmenwagen gleich. Arbeitgeber, die diese Faktoren frühzeitig in ihrer Recruiting-Strategie berücksichtigen, werden in den nächsten Jahren beim “War for Talents” die Nase vorn haben. Wer sich frühzeitig ernsthaft mit dem Für und Wider von Vertrauensurlaub auseinandersetzt, zeigt sich modern und arbeitnehmerfreundlich. Und wer es jetzt schon testet, gehört zur Avantgarde.

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